PRIVACYVERKLARING Komma Board bvba

Contact Komma Board

Komma Board bvba, (hierna: "Komma Board") is een zakelijke dienstverlener gespecialiseerd in consulting activiteiten betreffende ICT en Finance Kennis en ervaring. Komma Board hecht enorm belang bij haar dienstverlening om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en de bescherming van deze gegevens. Zij leeft de toepasselijke wet- en regelgeving na. Komma Board is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacy verklaring. Deze privacy verklaring is van toepassing op (aanstaande) kandidaten, werknemers, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de websites van Komma Board. In deze privacy verklaring wordt uitgelegd wat persoonsgegevens zijn, welke persoonsgegevens door Komma Board worden verwerkt, met welk doel en op welke manier dit gebeurt. Daarnaast wordt uitgelegd welke rechten betrokkenen hebben, en hoe deze kunnen worden uitgeoefend.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bijvoorbeeld contactgegevens, curriculum vitae (‘CV’) en online identificator. Daarnaast werden er ook bijzondere persoonsgegevens gedefinieerd, zoals bijvoorbeeld gegevens over ras of etnische afkomst, strafrechtelijk verleden, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gegevens over gezondheid of seksueel gedrag.

Verwerking persoonsgegevens en doel

Komma Board verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Zo verwerkt Komma Board persoonsgegevens bij het zoeken naar kandidaten en in het kader van het sluiten van (arbeids)overeenkomsten. Daarnaast is Komma Board ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In andere gevallen baseert Komma Board zich op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever.

Komma Board verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld gegevens van medische keuringen voor specifieke functies, en indien hiertoe voor Komma Board een wettelijke grondslag bestaat of de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven.

Doorheen deze privacy verklaring vind je een overzicht van de diverse doelen van de verwerkingen met daarbij de te verwerken persoonsgegevens.

Wanneer deelt Komma Board persoonsgegevens?

Delen binnen Komma Board:
Komma Board deelt persoonsgegevens binnen de eigen organisatie alleen met medewerkers die geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding.
Delen met opdrachtgevers:
Komma Board deelt persoonsgegevens van kandidaten en medewerkers met opdrachtgevers en onrechtstreeks ook met hun klanten. Bij het voorstellen van kandidaten en medewerkers aan (potentiële) opdrachtgevers, gebruikt Komma Board een Komma Board eigen CV dat door medewerkers van Komma Board, op basis van sollicitatiegegevens van betrokkenen is opgesteld. Dit CV wordt nagelezen en goedgekeurd door de medewerker.
Delen met verwerkers:
Komma Board schakelt leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van Komma Board. Zij  sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerker-sovereenkomsten af. Komma Board beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en ziet hier periodiek op toe, alsmede op naleving van  gesloten verwerkersovereenkomsten. 
Delen met andere verantwoordelijke partijen:
Komma Board werkt met externe partijen samen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld partijen die screenings uitvoeren, trainingen verzorgen of Komma Board activiteiten organiseren waarbij bepaalde persoonsgegevens nodig zijn voor een goede organisatie hiervan. Komma Board maakt met deze partijen afspraken over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Komma Board verstrekt op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Internationale gegevensoverdracht

Komma Board is louter actief binnen de EER.

Hoe lang bewaart Komma Board persoonsgegevens?

Komma Board bewaart uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is voor het bereiken van haar doelen. In sommige gevallen is Komma Board gehouden persoonsgegevens voor een langere periode te bewaren, bijvoorbeeld vanwege fiscale verplichtingen. Na afloop van de bewaartermijn, of naar aanleiding van geslaagde verwijderverzoeken van betrokkenen, verwijdert Komma Board de persoonsgegevens uit haar systemen.

Voor de twee onderstaande situaties hanteert Komma Board de volgende bewaartermijnen:

  • Rekrutering via externe bronnen: maximaal 1 maand nadat betrokkenen door Komma Board zijn gevonden, neemt Komma Board contact met hen op om haar interesse in betrokkenen kenbaar te maken.
  • Persoonsgegevens van kandidaten die niet voor Komma Board werkzaam zijn of zijn geweest maar wel blijk hebben gegeven van hun interesse in Komma Board: 2 jaar na de datum van opname van de persoonsgegevens in de administratie van Komma Board.

Uw rechten omtrent uw gegevens

Komma Board respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Komma Board kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen:

  • Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens
  • Inzage in persoonsgegevens
  • Correctie van onjuiste persoonsgegevens
  • Verwijdering van persoonsgegevens als Komma Board deze niet langer nodig heeft
  • Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Komma Board of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben
  • Beperking van de verwerking van persoonsgegevens in de bij wet bepaalde gevallen
  • Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan Komma Board zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen
  • Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Komma Board bij de nationale toezichthoudende autoriteit

Bij een aantal van voornoemde rechten kan door betrokkenen contact worden opgenomen met de privacy verantwoordelijke van Komma Board via [email protected] of via +32 15 68 40 50. Ook met betrekking tot klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met de privacy verantwoordelijke.

Hoe beveiligt Komma Board persoonsgegevens?

Komma Board treft passende technische en organisatorische maatregelen om de privacy van betrokkenen en de vertrouwelijkheid van hun persoonsgegevens te beschermen. 

De infrastructuur van Komma Board wordt voortdurend gemonitord. In een vroeg stadium kunnen bedreigingen of aanvallen worden gesignaleerd en kan actie worden ondernomen. Komma Board heeft beleid en procedures opgesteld voor het tijdig melden van datalekken. Daarnaast wordt de infrastructuur van Komma Board gescand op virussen, schadelijke software en inbraakpogingen. Komma Board verstuurt persoonsgegevens via een beveiligde internetverbinding (https). 

Verder heeft Komma Board er in haar interne systemen voor gezorgd dat niet iedereen binnen haar organisatie toegang heeft tot persoonsgegevens. De toegang is beperkt tot Komma Board-medewerkers voor wie de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Wat zijn cookies en ander soortgelijke technische gegevens?

Een cookie is een klein bestand dat op de computer van betrokkenen wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op de website kunnen deze cookies worden herkend.

Naast cookies maakt Komma Board gebruik van andere technische gegevens op haar websites, bijvoorbeeld web statistieken. Daarmee registreert Komma Board het gebruik haar websites en het gedrag van bezoekers van deze website. Komma Board kan zo haar dienstverlening optimaliseren.

Contact opnemen met Komma Board

Voor vragen naar aanleiding van deze privacy verklaring kunnen betrokkenen zich wenden tot:

Komma Board bvba
Schaliënhoevedreef 20D
2800 Mechelen
België
+32 15 68 40 50
[email protected]

Melding (mogelijke) inbreuk op de beveiliging?

In geval van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens worden betrokkenen verzocht Komma Board daarover zo spoedig mogelijk te informeren via [email protected] onder vermelding van ‘Datalek’ in de onderwerpregel van het bericht.

Wijziging privacy verklaring

Komma Board kan deze privacy verklaring aanpassen. 
Deze privacy verklaring werd voor het laatst aangepast op 17 juli 2018.

Overzicht doelen van verwerkingen en te verwerken persoonsgegevens

Bij gebruik maken van de website van Komma Board:

Doel van de verwerking:

  • om online te reageren op onze vacatures
  • om de dienstverlening van Komma Board te verbeteren

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • online reageren: voornaam, familienaam, e-mailadres
  • verbetering dienstverlening: strikt noodzakelijke en/of vrijwillig mee ingestemde cookies- en soortgelijke technische gegevens, zoals beschreven in de cookie policy
  • door betrokkenen vrijwillig verstrekte persoonsgegevens op sociale media van Komma Board, zoals reacties bij posts en advertenties en private messages via het sociale mediaplatform

In het kader van recruitment:

Doel van de verwerking:

  • Het verzorgen van trainingen, meet-ups en in-house dagen
  • Om op verzoek van betrokkenen CV’s of professionele sociale media profielen te beoordelen
  • Om op verzoek van betrokkenen CV’s of professionele sociale media profielen te beoordelen
  • Zoeken en benaderen van potentiële kandidaten op initiatief van Komma Board

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Verzorging van trainingen, meet-ups en in-house dagen: voornaam, achternaam, e-mailadres, CV
  • Beoordeling: CV, profiel
  • Zoeken en benaderen: contactgegevens, link naar sociale media profiel en berichten die naar Komma Board worden verzonden

Sociale media en job boards:

Doel van de verwerking:

  • Genereren interesse in Komma Board
  • Om betrokkenen in staat te stellen online te reageren
  • Om te reageren op vragen van betrokkenen

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Online reactie: contactgegevens, vacatures en reacties van betrokkenen
  • Reactie van Komma Board op vragen van betrokkenen: contactgegevens en vacature/ reacties van betrokkenen

Evenementen en nieuwsbrieven

Doel van de verwerking:

  • Organisatie van evenementen en activiteiten om betrokkenheid bij Komma Board van kandidaten, werknemers, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de websites van Komma Board te stimuleren
  • Om kennis en interessante onderwerpen met betrokkenen uit te wisselen

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Organisatie van evenementen en activiteiten: contactgegevens, interesses, persoonsgegevens noodzakelijk voor het verzorgen van vervoer en dieetwensen
  • Nieuwsbrieven: e-mailadres

Solliciteren bij Komma Board

Doel van de verwerking:

  • Voor de beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat voor een vacature
  • Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van een CV van betrokkenen op basis van het Komma Board format
  • Voor de selectie van kandidaten voor vacatures van Komma Board en opdrachtgevers
  • Om digitale dossiers van betrokkenen aan te maken
  • Om pre-employment screenings uit te kunnen voeren
  • Om pre-employment assessments af te kunnen nemen

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit
  • Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer
  • Opleiding en vaardigheden: opleidingen, trainingen, diploma’s, certificaten, cijfers, expertise, taalvaardigheid, lidmaatschap van professionele verenigingen
  • Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies en ervaring
  • Sociale mediagegevens: link naar sociale media profielen van betrokkenen
  • Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief, vacature, gewenst aantal uren, vervoersvoorkeuren, bezit van een rijbewijs
  • Extra persoonsgegevens die betrokkenen aan Komma Board verstrekken, zoals een foto
  • Notities van Komma Board medewerkers
  • Beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid: opleiding, ervaring, functie- en budget gerelateerde criteria
  • Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van CV’s van betrokkenen op basis van het Komma Board format: voor- en achternaam, geboortedatum, woonplaats, geslacht, nationaliteit, profiel, relevante opleidingen en cursussen, werkervaring, talen en softwarekennis
  • Selectie van kandidaten: opleiding, ervaring, vaardigheden, referenties, functie- en budget-gerelateerde criteria
  • Digitaal dossier: CV’s en overige documenten, zoals diploma’s, certificaten, uitslagen eventuele geschiktheidstesten, (sollicitatie)gespreksaantekeningen, notities en voortgangsrapportage van sollicitaties/bemiddelingen
  • Tevredenheidsonderzoek: mobiele telefoonnummer en/of e-mailadres
  • Pre-employment screenings: relevante diploma’s, referenties van voorgaande werkgever(s), integriteitsverklaringen, verklaringen omtrent gedrag, nevenfuncties, verklaringen privébeleggingen, kredietchecks en (bankiers)eed of geloften
  • Pre-employment assessment: contactgegevens betrokkenen, assessmentrapportage

Arbeidsovereenkomsten of Projectovereenkomsten

Doel van de verwerking:

  • Registratie van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving
  • Om arbeidsovereenkomsten uit te voeren
  • Om werken in of vanuit het buitenland te kunnen faciliteren

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Aanmaken personeelsdossier: persoonsgegevens die op basis van bijvoorbeeld arbeidswetgeving en fiscale- en socialezekerheidswetgeving moeten worden verwerkt, bijvoorbeeld kopie identiteitsbewijzen of paspoorten, visa, werkvergunningen en documenten nodig voor de administratie van Komma Board zoals contactgegevens en diploma’s
  • Employment screeningsgegevens: verklaringen omtrent gedrag, referenties, integriteitsverklaring, geheimhoudings- en integriteitsverklaringen, nevenfuncties, kredietchecks, (bankiers)eed- of geloften en certificeringen
  • Employment testgegevens: contactgegevens, assessmentrapportage
  • Financiële gegevens: bankrekeningnummers, salaris, tarieven van zelfstandig ondernemers
  • Overige gegevens die gerelateerd zijn aan het opstellen van de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals beschikbaarheid, kenteken leaseauto
  • Werken in of vanuit het buitenland: persoonsgegevens noodzakelijk voor bijvoorbeeld het verzorgen van vervoer, werkvergunningen en visa, belastingen, huisvesting en scholing

Overige interne doelen

Doel van de verwerking:

  • Om kwaliteitsstandaarden en certificeringen te behalen en te behouden
  • Om subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen
  • Voor het genereren van managementinformatie
  • Om interne controles te verzorgen
  • Om de bedrijfsveiligheid te waarborgen
  • Om audits en accountantscontroles mogelijk te maken

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Bij de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van deze overige interne doelen van Komma Board geldt het uitgangspunt dat het gebruik van direct identificeerbare gegevens tot het minimum wordt beperkt

Gebruik van contactformulieren voor potentiële opdrachtgevers

Doel van de verwerking:

  • Om nieuwe opdrachtgevers te verwerven
  • Om inzicht te krijgen in de vraag naar arbeid in de markt
  • Om dienstverlening aan nieuwe opdrachtgevers aan te kunnen bieden
  • Om aanbiedingen te doen en/of informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Komma Board

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Inzicht in de vraag naar arbeid: gegevens over de betrokken sector, aard van uitstaande vacatures en gewenste profielen
  • Aanbieden diensten: contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin de opdrachtgever werkzaam is
  • Aanbieden/verstrekken van informatie over dienstverlening: contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële nieuwe opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin opdrachtgevers werkzaam zijn

Aangaan en onderhouden van zakelijke relaties met leveranciers

Doel van de verwerking:

  • Om overeenkomsten te sluiten en uit te (laten) voeren
  • Om aanbiedingen en informatie van leveranciers te ontvangen over hun dienstverlening

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Aangaan en uitvoering van overeenkomsten: contactgegevens van vertegenwoordigers van zakelijke relaties: naam, e-mailadres, telefoonnummer en facturatiegegevens
  • Ontvangen van aanbiedingen/informatie: contactgegevens van vertegenwoordigers van zakelijke relaties: naam, e-mailadres, telefoonnummer en facturatiegegevens